Términos y Condiciones de Uso

Servicio: GestoFlou (by RS Agents) Titular / Prestador: RS Soluciones de Inteligencia Artificial, S.L. NIF: B26705749 Domicilio: Avenida Rey Don Jaime, número 74, piso 7 puerta D, 12001 Castellón de la Plana (Castellón), España Datos registrales: Inscrita en el Registro Mercantil de Castellón, Hoja CS-50785, Inscripción 1, con fecha 25/02/2026 Sitio web: gestoflou.com (web del producto) · app.gestoflou.com (herramienta) Contacto: hola@gestoflou.com

Fecha de última actualización: 21 de agosto de 2026

1. Objeto

Las presentes Condiciones Generales de Uso (en adelante, las "Condiciones") regulan el acceso y la utilización del servicio GestoFlou (en adelante, el "Servicio"), una aplicación de software como servicio (SaaS) titularidad de RS Soluciones de Inteligencia Artificial, S.L. (en adelante, "GestoFlou", "el Prestador" o "nosotros"), cuyos datos identificativos figuran en el encabezado y en el Aviso Legal.

El Servicio está dirigido exclusivamente a profesionales —asesorías, gestorías y despachos profesionales— y no se ofrece a consumidores en el sentido del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. El uso del Servicio se realiza siempre en el marco de una actividad económica o profesional.

2. Definiciones

• Usuario: la persona física o jurídica, profesional del ámbito de la asesoría, gestoría o contabilidad, que accede y utiliza el Servicio.
• Lote: conjunto de documentos (habitualmente el archivo ZIP mensual de un cliente del Usuario) que el Usuario sube al Servicio para su tratamiento.
• Interesados: las personas físicas cuyos datos personales figuran en los documentos del Lote (terceros, proveedores, clientes, empleados del cliente del Usuario, etc.).
• Encargo de tratamiento (DPA): el Contrato de Encargo del Tratamiento suscrito conforme al artículo 28 del RGPD, que regula el tratamiento de datos personales que GestoFlou realiza por cuenta del Usuario.

3. Aceptación de las Condiciones

El acceso y la utilización del Servicio atribuyen la condición de Usuario e implican la aceptación plena y sin reservas de todas y cada una de estas Condiciones, del Aviso Legal, de la Política de Privacidad, de la Política de Cookies y del Contrato de Encargo del Tratamiento.

En particular, antes de subir documentos reales el Usuario debe confirmar expresamente —mediante la casilla habilitada al efecto en el Servicio— que está habilitado para tratar dichos documentos y que acepta las presentes Condiciones y el encargo de tratamiento. Si el Usuario no está de acuerdo con estas Condiciones, debe abstenerse de utilizar el Servicio.

3 bis. Datos del alta y contacto durante la prueba

Al activar la cuenta, el Servicio solicita al Usuario un conjunto reducido de datos: nombre y apellidos, teléfono, nombre del despacho, papel del Usuario en él, número de personas que lo integran, número de empresas que lleva y programa contable que utiliza. Su aceptación de estas Condiciones —mediante la casilla habilitada en la pantalla de alta— comprende expresamente lo siguiente:

• Para qué se usan. Los datos del despacho se emplean para configurar el Servicio, dimensionar el plan que le corresponde y comprobar que el Servicio le encaja. Los datos de contacto se emplean para prestar el Servicio y para la relación comercial con el Usuario.
• Contacto durante la prueba. El Prestador podrá contactar al Usuario en el teléfono facilitado para acompañarle en la puesta en marcha, resolver dudas y conocer su experiencia con el Servicio durante el periodo de prueba y su contratación. Este tratamiento se apoya en la ejecución del contrato y en el interés legítimo del Prestador en la relación comercial con el Usuario (art. 6.1.b y 6.1.f RGPD).
• Cómo se para. El Usuario puede oponerse en cualquier momento, sin justificación y de forma gratuita, indicándolo en la propia llamada o escribiendo a hola@gestoflou.com. Atendida la oposición, no se le volverá a contactar con esa finalidad.
• Datos de terceros. El Servicio no solicita al Usuario datos de contacto de otras personas de su despacho. Si el Usuario desea que un compañero acceda, lo invita él mismo desde la sección de equipo, y es ese compañero quien facilita entonces sus propios datos.

El detalle de plazos de conservación, encargados y derechos figura en la Política de Privacidad.

4. Descripción del Servicio

GestoFlou es una herramienta que asiste al Usuario en el triaje y la preparación contable del Lote de documentos de sus clientes. En síntesis, el Servicio:

• Lee cada documento del Lote mediante sistemas de inteligencia artificial y verificaciones deterministas y extrae datos fiscales y contables (tipo de documento, tercero, NIF, fechas, base imponible, IVA, IRPF, totales, etc.).
• Clasifica los documentos, distingue lo contabilizable de lo que solo debe archivarse, marca las dudas y detecta posibles duplicados.
• Genera un fichero `SUENLACE.DAT` para su importación en el software contable A3, así como informes en formato CSV, y mantiene un registro de lo ya exportado para evitar la doble contabilización.
• Opcionalmente, permite al Usuario habilitar un portal del cliente final (y un buzón de recepción por email) para que sus clientes aporten documentos sujetos a su aprobación, y un archivo documental sellado de los originales que el Usuario decida archivar expresamente. En estos dos casos, los originales se conservan en un almacenamiento privado alojado en la Unión Europea, en los términos de la Política de Privacidad y del Encargo de tratamiento (DPA).
• Conserva el archivo del Usuario mientras este sea cliente, con la regla de la cláusula 14 bis. Guardar los documentos no es un efecto colateral del Servicio: es una de sus prestaciones. Cada plan lleva asociada una capacidad de archivo, que limita el volumen admitido y no el tiempo de conservación: alcanzarla no suprime nada.

El funcionamiento detallado, así como el tratamiento de los datos, se describe en la sección "Explicación" del propio Servicio, en la Política de Privacidad y en el Aviso de Transparencia sobre el uso de Inteligencia Artificial.

5. Requisitos del Usuario

Para utilizar el Servicio, el Usuario manifiesta y garantiza que:

• Es mayor de edad y tiene capacidad legal suficiente para obligarse conforme a estas Condiciones.
• Actúa en el ejercicio de una actividad profesional o empresarial del ámbito de la asesoría, gestoría o contabilidad.
• La información que facilita es veraz, exacta y se mantiene actualizada.

6. Acceso, cuenta y credenciales

El acceso al Servicio se realiza mediante cuenta de usuario por invitación (no existe registro público): las cuentas las crea el Prestador a solicitud de la asesoría. El acceso del cliente final al portal se realiza mediante enlace de acceso sin contraseña facilitado por su gestoría. El Usuario es responsable de la custodia y confidencialidad de sus credenciales, así como de toda actividad realizada con ellas, debiendo notificar de inmediato cualquier uso no autorizado.

El Usuario se compromete a hacer un uso diligente del Servicio y a no realizar acciones que puedan dañarlo, sobrecargarlo, inutilizarlo o impedir su normal funcionamiento, ni a intentar acceder de forma no autorizada a sus sistemas, módulos o interfaces (incluida la API de procesamiento).

7. Condiciones económicas

El acceso y uso del Servicio están sujetos a las condiciones económicas comunicadas al Usuario —con carácter general, una cuota de acceso periódica y un precio por documento procesado—, conforme a la información de precios facilitada en el momento del alta o la contratación.

El Prestador se reserva el derecho a modificar los precios, tarifas o planes aplicables. Cualquier modificación se comunicará al Usuario por correo electrónico a la dirección de contacto designada y con una antelación mínima de 30 días naturales respecto de su entrada en vigor, de modo que pueda decidir libremente si continúa utilizando el Servicio en sus nuevas condiciones. La continuidad en el uso del Servicio tras la entrada en vigor de las nuevas condiciones implicará su conformidad con ellas.

Este plazo era antes «una antelación razonable». Se ha fijado en un número porque un plazo sin cifra no se puede comprobar y, por tanto, tampoco se puede exigir: hoy es el propio sistema el que impide abrir el envío de un aviso de cambio de precios que no dé esos treinta días.

Las condiciones económicas incluyen además una capacidad de archivo asociada al plan contratado, aplicable a partir del 25 de septiembre de 2026. Esa capacidad no es un plazo de conservación y no suprime nada: al alcanzarla, el Servicio deja de admitir la incorporación de documentos nuevos al archivo, y la consulta, la descarga, la exportación y la descarga masiva del archivo ya existente siguen estando disponibles con normalidad. El Usuario puede conocer en cualquier momento la capacidad de su plan y lo que lleva ocupado solicitándolo en la dirección de contacto de la cláusula 18, y puede pedir una ampliación. El Prestador se lo comunicará además, por iniciativa propia, antes de que la capacidad llegue a agotarse. Su modificación se rige por el párrafo anterior.

8. Obligaciones y garantías del Usuario en materia de datos

El Servicio trata datos personales por cuenta del Usuario, que actúa como responsable del tratamiento (o, en su caso, como encargado de sus propios clientes), mientras que GestoFlou actúa como encargado del tratamiento. En consecuencia, y como condición esencial del uso del Servicio, el Usuario manifiesta y garantiza que:

1. Dispone de la legitimación y la base jurídica necesarias (artículos 6 y, cuando proceda, 9 del RGPD) para tratar los datos personales contenidos en los documentos que sube y para encomendar su tratamiento a GestoFlou.
2. Ha cumplido su deber de información frente a los Interesados (artículos 13 y 14 del RGPD) y, cuando resulte exigible, recabado el consentimiento u otra base habilitante.
3. No subirá documentos ni datos personales para los que no esté habilitado, ni los utilizará para finalidades incompatibles con aquellas para las que fueron recabados.
4. Es consciente de que los documentos pueden contener categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD) —por ejemplo, datos de salud o de afiliación sindical inferibles de nóminas— y asume que la licitud de su tratamiento le corresponde como responsable.
5. Acepta y, cuando se le requiera, suscribe el Contrato de Encargo del Tratamiento que regula este tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, cuyas estipulaciones forman parte integrante de la relación con el Prestador.

El Usuario mantendrá indemne al Prestador frente a cualquier reclamación, sanción o perjuicio derivado del incumplimiento de las garantías anteriores, en los términos previstos en la cláusula 12.

9. Naturaleza asistencial de la inteligencia artificial. Ausencia de garantía de exactitud

El Usuario reconoce y acepta expresamente que:

• El Servicio emplea inteligencia artificial generativa para leer, clasificar y extraer datos, por lo que sus resultados tienen carácter de sugerencia o asistencia y pueden contener errores (de lectura, clasificación, importes, NIF, fechas u otros).
• GestoFlou no sustituye el criterio del profesional. El resultado debe ser revisado, contrastado y validado por el Usuario antes de cualquier contabilización, presentación o uso. La supervisión humana es un elemento permanente e ineludible del flujo de trabajo.
• El Prestador no garantiza la exactitud, integridad ni idoneidad de los datos extraídos ni del fichero SUENLACE.DAT o de los informes generados, y no asume responsabilidad alguna por la contabilidad, las declaraciones tributarias, las presentaciones ante la Administración ni por cualesquiera decisiones que el Usuario adopte a partir del resultado del Servicio.
• Corresponde al Usuario validar la configuración contable (nivel de cuentas, código de empresa, cuentas de IVA y retención) frente a la instalación de A3 de cada cliente y verificar una primera importación.

10. Propiedad intelectual e industrial

Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre el Servicio, su software, código fuente, diseño, estructura, marcas, logotipos y demás elementos son titularidad del Prestador o de terceros que han autorizado su uso. El acceso al Servicio no otorga al Usuario ningún derecho sobre dichos elementos, más allá de la licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible necesaria para utilizar el Servicio conforme a estas Condiciones.

Los documentos y datos que el Usuario sube, así como los resultados extraídos a partir de ellos, son y seguirán siendo de la titularidad del Usuario o de sus clientes; el Prestador no adquiere ningún derecho sobre dicho contenido más allá del estrictamente necesario para prestar el Servicio conforme al encargo de tratamiento.

11. Disponibilidad del Servicio

El Prestador procurará mantener el Servicio operativo y accesible, pero, dada su condición de MVP en fase de pruebas, no garantiza la disponibilidad, continuidad ni ausencia de errores o interrupciones. El Servicio se presta "tal cual" y "según disponibilidad". El Prestador podrá suspender, modificar, limitar o discontinuar el Servicio, total o parcialmente, de forma temporal o definitiva, procurando avisar con antelación razonable cuando sea posible.

El Servicio depende de proveedores tecnológicos de terceros (en particular, el proveedor de enrutamiento de modelos de inteligencia artificial). Las incidencias o limitaciones imputables a dichos terceros quedan fuera del control del Prestador.

12. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, y sin perjuicio de las responsabilidades que no puedan excluirse legalmente (entre ellas, las derivadas del dolo o de la normativa de protección de datos):

• El Prestador no será responsable de los daños o perjuicios, directos o indirectos, lucro cesante, pérdida de datos, errores contables o tributarios, sanciones o reclamaciones de terceros derivados del uso o de la imposibilidad de uso del Servicio, ni de las decisiones que el Usuario adopte a partir de sus resultados.
• El Usuario es el único responsable de revisar y validar los resultados. El Archivo Documental sí está concebido como sistema de archivo: conserva, mientras dure la relación de servicio y con sello correlativo y huella criptográfica, los originales que el Usuario haya archivado expresamente (cláusula 14 bis). Ello no exime al Usuario de sus propios deberes legales de conservación documental ni sustituye a su copia de respaldo: el Prestador no responde de la pérdida de datos en los términos del párrafo anterior, y el Usuario dispone en todo momento de la descarga masiva de su archivo.
• El Usuario mantendrá indemne al Prestador frente a cualquier reclamación de terceros (incluidos los Interesados, sus clientes o las autoridades de control) derivada del incumplimiento por el Usuario de estas Condiciones o de sus obligaciones como responsable del tratamiento.

13. Protección de datos

El tratamiento de los datos personales de los Interesados contenidos en los documentos que el Usuario sube se rige por el Contrato de Encargo del Tratamiento (artículo 28 del RGPD), en el que GestoFlou actúa como encargado por cuenta del Usuario. El tratamiento de los datos de contacto del propio Usuario y de los visitantes del sitio, respecto de los que el Prestador es responsable, se rige por la Política de Privacidad. Ambos documentos forman parte inseparable de estas Condiciones.

14. Suspensión y terminación

El Usuario puede dejar de utilizar el Servicio en cualquier momento. El Prestador podrá suspender o cancelar el acceso del Usuario, de forma inmediata y sin derecho a indemnización, en caso de incumplimiento de estas Condiciones, de uso fraudulento, abusivo o no autorizado del Servicio, o de tratamiento de datos sin la legitimación exigida.

A la finalización de la relación, se estará a lo dispuesto en el Contrato de Encargo del Tratamiento en cuanto a la supresión o devolución de los datos personales tratados por cuenta del Usuario, con la regla de la cláusula siguiente.

14 bis. Conservación del archivo y plazo de descarga tras la baja

El alcance real del almacenamiento es este, y conviene separar dos cosas que no se comportan igual:

• Cola de trabajo (transitoria). Los ficheros originales del Lote se guardan en el almacenamiento privado del Servicio mientras el Lote existe —es lo que permite que el procesamiento continúe con el navegador cerrado— y se suprimen al eliminarlo. Los datos extraídos se conservan solo hasta que el navegador del Usuario los recoge. Nada de esto es el archivo.
• Archivo (duradero). Los originales aportados a través del portal del cliente o del buzón de email, los archivados en el Archivo Documental y los metadatos contables del registro de exportaciones y validaciones se conservan de forma indefinida mientras el Usuario sea cliente. No se borra nada por antigüedad: el Archivo está pensado para sustituir al archivo en papel del despacho, y solo sirve si es fiable y consultable en cualquier momento, tanto por el Usuario como por su cliente final desde el portal.
• Capacidad del archivo, que es otra cosa. Cada plan lleva asociada una capacidad, expresada en volumen, que el Usuario puede conocer en cualquier momento por el cauce previsto en la cláusula 7. Conviene no confundirla con lo anterior: la conservación no tiene límite de tiempo y la capacidad es un límite de espacio, y son independientes. Alcanzar la capacidad no suprime ningún documento, no acorta ninguno de los plazos de esta cláusula y no afecta a la consulta, la descarga, la exportación ni la descarga masiva: lo único que ocurre es que el Servicio deja de admitir documentos nuevos en el archivo hasta que se amplíe. El Prestador avisa al Usuario antes de que eso llegue a ocurrir.

Al causar baja, el Usuario dispone de 60 días naturales para descargar su archivo completo mediante la descarga masiva en ZIP con manifiesto que ofrece el propio Servicio. El Prestador avisa de este plazo en el momento de la baja y lo recuerda cuando falten 15 días para su vencimiento. Transcurrido el plazo sin que el Usuario haya recuperado su archivo, los datos se suprimen.

Este plazo atiende a la supresión o devolución del artículo 28.3.g) del RGPD y al principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e). No sustituye a las obligaciones de conservación del propio Usuario, que debe tener presentes, entre otros, el plazo de prescripción tributaria de cuatro años del artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria, y el de seis años del artículo 30 del Código de Comercio: es responsabilidad del Usuario descargar su archivo dentro del plazo si necesita conservarlo para cumplirlas.

15. Modificación de las Condiciones

El Prestador podrá modificar estas Condiciones para adaptarlas a cambios legales, técnicos o del Servicio. Las modificaciones se publicarán en el Servicio, indicando la fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, se procurará comunicarlos con antelación razonable. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor de las nuevas Condiciones implicará su aceptación.

16. Nulidad parcial

Si alguna estipulación de estas Condiciones fuera declarada nula o ineficaz, dicha nulidad afectará únicamente a esa estipulación, que se tendrá por no puesta, sin que ello implique la nulidad del resto de las Condiciones, que mantendrán su plena validez y eficacia.

17. Legislación aplicable y jurisdicción

Estas Condiciones se rigen por la legislación española. Para la resolución de cualquier controversia derivada del acceso o uso del Servicio, y dado el carácter profesional (no de consumo) de la relación, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Castellón de la Plana, con renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, salvo que una norma imperativa disponga otra cosa.

18. Contacto

Para cualquier cuestión relativa a estas Condiciones o al Servicio, el Usuario puede dirigirse a hola@gestoflou.com.