Términos y condiciones de uso

Servicio: GestoFlou by RS Agents Titular / Prestador: RS Soluciones de Inteligencia Artificial, S.L. NIF: B26705749 Domicilio: Avenida Rey Don Jaime, número 74, piso 7 puerta D, 12001 Castellón de la Plana (Castellón), España Datos registrales: Registro Mercantil de Castellón, hoja CS-50785, inscripción 1.ª Sitio web: gestoflou.com (web del producto) · app.gestoflou.com (herramienta) Contacto: hola@gestoflou.com

Última actualización: 19 de octubre de 2026

*Versión publicada con antelación; en vigor desde el 19 de octubre de 2026.*

1. Objeto

Estas Condiciones Generales de Uso (las «Condiciones») regulan el acceso y el uso del servicio en línea GestoFlou (el «Servicio»), titularidad de RS Soluciones de Inteligencia Artificial, S.L. («RS Agents» o «el Prestador»), identificada en el encabezado y en el Aviso Legal.

El Servicio se dirige exclusivamente a profesionales —asesorías, gestorías y despachos— que actúan en el marco de su actividad económica o profesional, y no se ofrece a consumidores en el sentido del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.

2. Definiciones

• Usuario: la persona física o jurídica, profesional de la asesoría, la gestoría o la contabilidad, que utiliza el Servicio.
• Lote: conjunto de documentos (habitualmente, el archivo mensual de un cliente del Usuario) que el Usuario sube al Servicio para su tratamiento.
• Interesados: las personas físicas cuyos datos personales figuran en los documentos (proveedores, clientes, empleados del cliente del Usuario y otros terceros).
• Encargo de tratamiento (DPA): el Contrato de Encargo del Tratamiento, conforme al artículo 28 del RGPD, que regula el tratamiento de datos personales que el Prestador realiza por cuenta del Usuario.

3. Aceptación de las Condiciones

El acceso al Servicio y su uso atribuyen la condición de Usuario e implican la aceptación plena y sin reservas de estas Condiciones, del Aviso Legal, de la Política de Cookies y del Contrato de Encargo del Tratamiento. El Usuario declara, además, haber leído la Política de Privacidad.

Antes de subir documentos reales, el Usuario debe confirmar expresamente, mediante la casilla habilitada en el Servicio, que está habilitado para tratar esos documentos y que acepta estas Condiciones y el encargo de tratamiento. Si no está de acuerdo, debe abstenerse de utilizar el Servicio.

3 bis. Datos del alta y contacto durante la prueba

Al activar la cuenta, el Servicio solicita al Usuario: nombre y apellidos, teléfono, nombre del despacho, papel del Usuario en él, número de personas que lo integran, número de empresas que lleva y programa contable que utiliza. Al marcar la casilla de la pantalla de alta, el Usuario acepta expresamente lo siguiente:

• Para qué se usan. Los datos del despacho sirven para configurar el Servicio, dimensionar su plan y comprobar que el Servicio le encaja. Los de contacto, para prestar el Servicio y para la relación comercial.
• Contacto durante la prueba. El Prestador podrá contactar al Usuario en el teléfono facilitado para acompañarle en la puesta en marcha, resolver dudas y conocer su experiencia durante el periodo de prueba y la contratación. La base jurídica es la ejecución del contrato y el interés legítimo del Prestador en la relación comercial (art. 6.1.b y 6.1.f RGPD).
• Cómo se para. El Usuario puede oponerse en cualquier momento, sin justificación y de forma gratuita, en la propia llamada o escribiendo a hola@gestoflou.com. Atendida la oposición, no se le volverá a contactar con esa finalidad.
• Datos de terceros. El Servicio no solicita al Usuario datos de contacto de otras personas de su despacho. Si quiere que un compañero acceda, lo invita él mismo desde la sección de equipo, y es el compañero quien facilita sus propios datos.

Los plazos de conservación, los encargados y los derechos figuran en la Política de Privacidad.

3 ter. Contratación electrónica

El contrato se celebra por vía electrónica (artículo 27 de la Ley 34/2002, LSSI):

• Pasos. El Usuario accede con la invitación recibida, completa los datos del alta y acepta estas Condiciones marcando la casilla habilitada. Con esa aceptación queda celebrado el contrato.
• Corrección de errores. Antes de aceptar, el Usuario puede revisar y corregir en la propia pantalla todos los datos introducidos.
• Archivo y acceso. El Prestador archiva el contrato con la versión aceptada y su fecha. El texto vigente está siempre en gestoflou.com/legal/terminos. Si el Usuario lo solicita en hola@gestoflou.com, se le facilita el texto de la versión que aceptó.
• Idioma. Español.

4. Descripción del Servicio

GestoFlou asiste al Usuario en el triaje y la preparación contable de los documentos de sus clientes. El Servicio:

• Extrae datos fiscales y contables de cada documento mediante inteligencia artificial.
• Clasifica los documentos, señala los que requieren revisión y detecta posibles duplicados.
• Genera el fichero de importación para el programa contable A3 e informes en CSV, y mantiene un registro de lo ya exportado para evitar la doble contabilización.
• Opcionalmente, permite habilitar un portal del cliente final (y un buzón de recepción por correo electrónico) para que los clientes del Usuario aporten documentos sujetos a su aprobación, y un archivo documental sellado de los originales que el Usuario decida archivar expresamente. En ambos casos, los originales se conservan en un almacenamiento privado alojado en la Unión Europea, en los términos de la Política de Privacidad y del Encargo de tratamiento.
• Conserva el archivo del Usuario mientras sea cliente, con la regla de la cláusula 14 bis: guardar los documentos es una de las prestaciones del Servicio. Cada plan tiene una capacidad de archivo, indicada en la información de precios del plan y consultable en cualquier momento por el cauce de la cláusula 7, que limita el volumen admitido y no el tiempo de conservación: alcanzar la capacidad no suprime ningún documento.

El funcionamiento se explica en la ayuda del Servicio; el tratamiento de los datos, incluido el uso de inteligencia artificial, en la Política de Privacidad.

5. Requisitos del Usuario

El Usuario manifiesta y garantiza que:

• Es mayor de edad y tiene capacidad legal suficiente para obligarse conforme a estas Condiciones.
• Actúa en el ejercicio de una actividad profesional o empresarial de la asesoría, la gestoría o la contabilidad.
• La información que facilita es veraz y exacta, y la mantiene actualizada.

6. Acceso, cuenta y credenciales

El acceso se realiza mediante cuenta de usuario por invitación (no hay registro público): las cuentas las crea el Prestador a solicitud de la asesoría. El cliente final accede al portal con su propia cuenta, creada por invitación de su gestoría. El Usuario responde de la custodia y confidencialidad de sus credenciales y de toda la actividad realizada con ellas, y debe notificar de inmediato cualquier uso no autorizado.

El Usuario se compromete a usar el Servicio con diligencia, a no dañarlo, sobrecargarlo, inutilizarlo ni impedir su normal funcionamiento, y a no intentar acceder sin autorización a sus sistemas, módulos o interfaces.

7. Condiciones económicas

El Servicio está sujeto a las condiciones económicas comunicadas al Usuario —con carácter general, una cuota de acceso periódica y un precio por documento procesado—, conforme a la información de precios facilitada en el alta o la contratación.

El Prestador se reserva el derecho a modificar los precios, tarifas o planes aplicables. Toda modificación se comunicará al Usuario por correo electrónico, a la dirección de contacto designada, con una antelación mínima de 30 días naturales respecto de su entrada en vigor, para que pueda decidir libremente si continúa con el Servicio en las nuevas condiciones. Seguir utilizándolo tras su entrada en vigor implica la conformidad con ellas.

Las condiciones económicas incluyen además una capacidad de archivo asociada al plan, indicada en la información de precios del plan y aplicable a partir del 25 de septiembre de 2026. La capacidad no es un plazo de conservación y no suprime nada: al alcanzarla, el Servicio deja de admitir documentos nuevos en el archivo, y la consulta, la descarga, la exportación y la descarga masiva del archivo existente siguen disponibles con normalidad. El Usuario puede conocer en cualquier momento la capacidad de su plan y lo que lleva ocupado pidiéndolo en la dirección de la cláusula 18, y puede solicitar una ampliación. El Prestador se lo comunicará además, por iniciativa propia, antes de que la capacidad llegue a agotarse. Su modificación se rige por el párrafo anterior.

8. Obligaciones y garantías del Usuario en materia de datos

El Servicio trata datos por cuenta del Usuario, que actúa como responsable del tratamiento (o, en su caso, como encargado de sus propios clientes); el Prestador actúa como encargado del tratamiento. Como condición esencial del uso del Servicio, el Usuario manifiesta y garantiza que:

1. Dispone de la legitimación y la base jurídica necesarias (artículos 6 y, cuando proceda, 9 del RGPD) para tratar los datos de los documentos que sube y para encomendar su tratamiento al Prestador.
2. Ha cumplido su deber de información frente a los Interesados (artículos 13 y 14 del RGPD) y, cuando sea exigible, ha recabado el consentimiento u otra base habilitante.
3. No subirá documentos ni datos personales para los que no esté habilitado, ni los usará para finalidades incompatibles con aquellas para las que se recabaron.
4. Sabe que los documentos pueden contener categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD), como datos de salud o de afiliación sindical deducibles de nóminas, y asume que la licitud de su tratamiento le corresponde como responsable.
5. Acepta y, cuando se le requiera, suscribe el Contrato de Encargo del Tratamiento, cuyas estipulaciones forman parte integrante de la relación con el Prestador.

El Usuario mantendrá indemne al Prestador frente a cualquier reclamación, sanción o perjuicio derivado del incumplimiento de estas garantías, en los términos de la cláusula 12.

9. Naturaleza asistencial de la inteligencia artificial. Ausencia de garantía de exactitud

El Usuario reconoce y acepta expresamente que:

• El Servicio emplea inteligencia artificial para leer, clasificar y extraer datos, por lo que sus resultados tienen carácter de sugerencia o asistencia y pueden contener errores (de lectura, clasificación, importes, NIF, fechas u otros).
• GestoFlou no sustituye el criterio del profesional. El resultado debe ser revisado, contrastado y validado por el Usuario antes de cualquier contabilización, presentación o uso. La supervisión humana es un elemento permanente e ineludible del flujo de trabajo.
• El Prestador no garantiza la exactitud, integridad ni idoneidad de los datos extraídos, del fichero de importación para A3 ni de los informes generados, y no asume responsabilidad alguna por la contabilidad, las declaraciones tributarias, las presentaciones ante la Administración ni por cualesquiera decisiones que el Usuario adopte a partir del resultado del Servicio.
• Corresponde al Usuario validar la configuración contable frente a la instalación de A3 de cada cliente y verificar una primera importación.

10. Propiedad intelectual e industrial

Los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre el Servicio (software, código fuente, diseño, marcas, logotipos y demás elementos) pertenecen al Prestador o a terceros que han autorizado su uso. El Usuario solo obtiene la licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible necesaria para utilizar el Servicio conforme a estas Condiciones.

Los documentos y datos que el Usuario sube, y los resultados extraídos de ellos, son y seguirán siendo del Usuario o de sus clientes. El Prestador no adquiere sobre ese contenido ningún derecho más allá del estrictamente necesario para prestar el Servicio conforme al encargo de tratamiento.

11. Disponibilidad del Servicio

El Prestador procurará mantener el Servicio operativo y accesible. Al tratarse de un servicio en evolución continua, no garantiza la disponibilidad, la continuidad ni la ausencia de errores o interrupciones. El Servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad». El Prestador podrá suspender, modificar, limitar o discontinuar el Servicio, total o parcialmente, de forma temporal o definitiva, y procurará avisar con antelación razonable cuando sea posible.

El Servicio depende de proveedores tecnológicos de terceros, en particular de los de inteligencia artificial. Las incidencias o limitaciones imputables a ellos quedan fuera del control del Prestador.

12. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, y sin perjuicio de las responsabilidades que no puedan excluirse legalmente (entre ellas, las derivadas del dolo o de la normativa de protección de datos):

• El Prestador no será responsable de los daños o perjuicios, directos o indirectos, lucro cesante, pérdida de datos, errores contables o tributarios, sanciones o reclamaciones de terceros derivados del uso o de la imposibilidad de uso del Servicio, ni de las decisiones que el Usuario adopte a partir de sus resultados.
• El Usuario es el único responsable de revisar y validar los resultados. El Archivo Documental sí está concebido como sistema de archivo: conserva, mientras dure la relación de servicio y con sello de integridad, los originales que el Usuario haya archivado expresamente (cláusula 14 bis). Ello no exime al Usuario de sus propios deberes legales de conservación documental ni sustituye a su copia de respaldo: el Prestador no responde de la pérdida de datos en los términos del párrafo anterior, y el Usuario dispone en todo momento de la descarga masiva de su archivo.
• El Usuario mantendrá indemne al Prestador frente a cualquier reclamación de terceros (incluidos los Interesados, sus clientes o las autoridades de control) derivada del incumplimiento por el Usuario de estas Condiciones o de sus obligaciones como responsable del tratamiento.

13. Protección de datos

El tratamiento de los datos de los Interesados contenidos en los documentos se rige por el Contrato de Encargo del Tratamiento (artículo 28 del RGPD), en el que el Prestador actúa como encargado por cuenta del Usuario. El tratamiento de los datos de contacto del propio Usuario y de los visitantes del sitio, de los que el Prestador es responsable, se rige por la Política de Privacidad. Ambos documentos forman parte inseparable de estas Condiciones.

14. Suspensión y terminación

El Usuario puede dejar de utilizar el Servicio en cualquier momento. El Prestador podrá suspender o cancelar el acceso del Usuario, de forma inmediata y sin derecho a indemnización, en caso de incumplimiento de estas Condiciones, de uso fraudulento, abusivo o no autorizado del Servicio, o de tratamiento de datos sin la legitimación exigida.

Las notificaciones de contenido ilícito se dirigen por el cauce del apartado 3 del Aviso Legal. El Prestador las examina con revisión humana y, si procede, retira o bloquea el contenido o suspende la cuenta conforme a esta cláusula, y comunica al Usuario los motivos (Reglamento (UE) 2022/2065, de servicios digitales).

Al terminar la relación, la supresión o devolución de los datos personales tratados por cuenta del Usuario se rige por el Contrato de Encargo del Tratamiento, con la regla de la cláusula siguiente.

14 bis. Conservación del archivo y plazo de descarga tras la baja

El Servicio guarda dos cosas distintas:

• Documentos en proceso (conservación transitoria). Los originales de un Lote se guardan en el almacenamiento privado del Servicio mientras el Lote existe y se suprimen al eliminarlo. Los datos extraídos se conservan solo el tiempo imprescindible para entregárselos al Usuario. Nada de esto forma parte del archivo.
• Archivo (conservación duradera). Los originales aportados por el portal del cliente o el buzón de correo, los archivados en el Archivo Documental y los metadatos contables de las exportaciones y validaciones se conservan de forma indefinida mientras el Usuario sea cliente. No se borra nada por antigüedad: el archivo sustituye al archivo en papel del despacho y puede consultarse en cualquier momento, por el Usuario y por su cliente final desde el portal.
• Capacidad del archivo. Cada plan tiene una capacidad, indicada en la información de precios del plan y consultable por el cauce de la cláusula 7. La conservación no tiene límite de tiempo y la capacidad es un límite de espacio: son independientes. Alcanzar la capacidad no suprime ningún documento, no acorta ninguno de los plazos de esta cláusula y no afecta a la consulta, la descarga, la exportación ni la descarga masiva; solo impide añadir documentos nuevos al archivo hasta que se amplíe. El Prestador avisa al Usuario antes de que eso ocurra.

Al causar baja, el Usuario dispone de 60 días naturales para descargar su archivo completo mediante la descarga masiva en ZIP con manifiesto que ofrece el propio Servicio. El Prestador avisa de este plazo en el momento de la baja y lo recuerda cuando falten 15 días para su vencimiento. Transcurrido el plazo sin que el Usuario haya recuperado su archivo, los datos se suprimen.

Desde el 19 de octubre de 2026, lo suprimido desaparece además de las copias de seguridad cifradas del Servicio como máximo 45 días después. Esas copias existen solo para restaurar el Servicio tras un incidente y para comprobar periódicamente, en un entorno aislado de la Unión Europea que se suprime al terminar, que esa restauración es posible. No son una vía de devolución de los datos ni sustituyen a la copia de respaldo propia del Usuario a la que se refiere la cláusula 12. Si hubiera que restaurar el Servicio desde una de ellas, antes de reabrirlo se vuelven a aplicar las supresiones realizadas después de la fecha de esa copia de las que quede constancia.

El plazo de 60 días tras la baja atiende a la supresión o devolución del artículo 28.3.g) del RGPD y al principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e). No sustituye a las obligaciones de conservación del propio Usuario, entre otras el plazo de prescripción tributaria de cuatro años del artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria, y el de seis años del artículo 30 del Código de Comercio. Es responsabilidad del Usuario descargar su archivo dentro del plazo si lo necesita para cumplirlas.

15. Modificación de las Condiciones

El Prestador podrá modificar estas Condiciones para adaptarlas a cambios legales, técnicos o del Servicio. Las modificaciones se publicarán en el Servicio con su fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, se procurará comunicarlos con antelación razonable. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor de las nuevas Condiciones implica su aceptación.

16. Nulidad parcial

Si alguna estipulación de estas Condiciones se declarara nula o ineficaz, la nulidad afectará solo a esa estipulación, que se tendrá por no puesta, y el resto mantendrá su plena validez y eficacia.

17. Legislación aplicable y jurisdicción

Estas Condiciones se rigen por la legislación española. Para cualquier controversia derivada del Servicio, y dado el carácter profesional (no de consumo) de la relación, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Castellón de la Plana, con renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, salvo que una norma imperativa disponga otra cosa.

18. Contacto

Para cualquier cuestión sobre estas Condiciones o el Servicio, el Usuario puede escribir a hola@gestoflou.com.